eZsign Signature Électronique Simple et Efficace au Québec

Fonctionne avec Moneris et interface personnalisable aux besoins de votre commerce, clinique vétérinaire, centre dentaire, et plus encore. Une app de signature électronique disponible à 100% en français et qui s'impose comme LA référence à utiliser s'il s'agit de vos premiers pas dans l'univers des signatures dématérialisées.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des documents et des signatures électroniques

De tout temps, archiver des contrats, autorisations légales et formulaires d'engagement de paiement a toujours représenté une tâche couteuse en temps, en argent et en espace pour les entreprises québécoises. La dématérialisation des documents en papier a révolutionné la manière de faire des organisations en plus de simplifier et d'accélérer le traitement des informations à communiquer aux gouvernements, partenaires, sous-traitants, clients, et autres parties prenantes (stakeholders). Certes, il s'agit là d'un gain de productivité important ainsi qu'une très importante réduction de coûts. Mais quels sont exactement les avantages et les inconvénients?

Avantages

- Accélération du traitement des documents : accès immédiat aux personnes possédant le niveau d'autorisation requis à l'intérieur de l'organisation.
- Protection de l'intégrité des archives à très long terme : terminé le risque d'égarer/perdre des documents dans une montagne de boîtes de classement ou encore de les détruire en cas d'inondation, incendie ou vol.
- Améliorer la rapidité de votre traçabilité: récupérer une facture, un contrat à valeur légal, un bon de commande ou un contrat d'embauche se fait désormais d'un seul clique de souris. Démontrer son efficacité auprès de l'Agence du Revenu du Canada, MRQ, de vos clients et partenaires d'affaires est une manière de maintenir un haut niveau de confiance et de probité.
- Réduction du nombre d'erreurs : l'utilisation de la signature électronique a démontré une baisse significative des risques d'erreurs pouvant être commises par les employés et gestionnaires.
- Sécurisation contre la fraude : en encryptant vos signatures, factures et contrats de vente, vous protégez à la fois votre entreprise et vos clients. Il n'est ainsi plus possible de contrefaçonner des documents ni d'imiter des signatures à la mitaine comme c'était le cas autrefois.
- Faire décroître l'empreinte carbone de votre organisation : un système d'archivage en Cloud (infonuage) contribue à réduire l'espace d'entreposage physique, les déplacements, le postage et le transport.
- Obtenir un doublon de sauvegarde : les signatures électroniques collectées sont ensuite entreposées dans plus d'un espace de stockage (géographiquement) de manière à garantir la préservation de celles-ci.
- Disparition des frais d'imprimerie : les coûteuses cartouches d'encre et l'achat de papier, de boîtes et de classeurs sont désormais chose du passé.
- Utilisation productive de vos ressources humaines : plutôt que d'affecter vos employés aux tâches de transport, stockage et postage des documents, vous disposez désormais d'une plus grande quantité d'heures de travail (man hours) pouvant être affectées à d'autres tâches plus rentables.
- Sécurisation des données : chaque app de signature électronique utilise un processus de cryptographie asymétrique qui empêche toute modification après le fait. Cette empreinte agit comme un sceau de sureté aux deux extrémités et le mécanisme horodateur est ainsi inviolable.
- Instantanéité des échanges : les documents et factures voyagent désormais à la vitesse de l'éclair et sans délai. Vos clients peuvent ainsi apposer leur signature à partir de n'importe quel endroit (voiture, restaurant, café, bureau, maison, terrain de golf, etc.) et 24 heures sur 24.
- Valeur juridique totale : les prestataires de services d'e-signature au Canada ont des pratiques régies par les autorités et sont soumises à des protocoles qui garantissent la pleine valeur légale des documents produits et stockés. Ces systèmes avancés ont même davantage de crédibilité que les contrats manuscrits classiques et nécessitent moins de temps de vérification, authentification et validation lorsque présentés devant une cour de justice.
- Un support de formats qui s'avère très éclectique : peu importe que vos documents originaux soient de format PDF, Word Office, XML, JPG, PNG, etc., une app de signature électronique de calibre professionnel possède des outils de conversion qui vous permettront d'apposer une signature sécuritaire sur ceux-ci qui sera conforme aux normes TSA, LTF et ISO 32000-2.
- Compatible avec Moneris : les fournisseurs rendent possible un fonctionnement sans accroc avec le système de paiement Moneris que votre entreprise utilise sans doute déjà mais aussi plusieurs compétiteurs de cette plateforme incluant Clover, ChargeBee, G2, PayFirma, ou encore Merchant Maverik.

Quelques inconvénients... tout de même!

- Le piratage et vol de données : les systèmes ne sont pas étanches si vous ne respectez pas les règles élémentaires en cybersécurité (ex: choisir des mots de passe trop faciles pour les hackers). C'est pourquoi les gestionnaires et propriétaires d'entreprise doivent redoubler de vigilance!
- Toutes les apps de e-signature ne sont pas fiables : il existe une compétition élevée dans cette industrie en pleine croissance et plusieurs fournisseurs de service n'hésite pas à proposer des offres irrésistibles sur le plan du prix mais dont la qualité, les pratiques et l'interface ne conviendra pas à toutes les entreprises. Spécialement s'il s'agit de fournisseurs situés à l'étranger et ne répondant pas aux besoins spécifiques des entreprises du Québec et du Canada. Faites vos devoirs en testant les offres et profitez des démos offertes. Ou encore : négociez!

Pourquoi votre organisation n'aura-t-elle pas le choix de passer à la signature électronique

Plusieurs gestionnaires résistent au changement et se demandent s'il n'est pas moins compliqué (pour le moment à tout le moins) de continuer d'utiliser la bonne vieille méthode papier qui a fait ses preuves depuis 150 ans. Or, en cette époque de numérisation qui ne cesse de s'accélérer, la migration vers le "tout en ligne" est actuellement fulgurante. Vos clients, les banques, les fournisseurs et les gouvernements progressent vers la digitalisation mais aussi vos compétiteurs. Plus que jamais, les affaires se déroulent sur le territoire virtuel et le point de retour est atteint. Des organisations n'ont déjà même plus de version papier (template) pour leurs contrats de vente ou de location, bons de commande, devis, mandats, accords de cession, etc. Le même phénomène s'observe chez les startups (nouvelles entreprises) qui choisissent immédiatement la signature électronique pour profiter de ses nombreux avantages.

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